Captura de datos portátil

Capture, lea y almacene datos en el lugar donde ocurren los eventos

Las terminales portátiles son una herramienta muy útil cuando se captura información de campo; es decir, cuando se esta alejado de una conexión eléctrica, o se esta en movimiento, o hace falta una computadora. Estas terminales permiten el recolectar información y después transferirla a una computadora para su procesamiento posterior.

Beneficios

Los beneficios son amplios y variados:

La información solo se captura una sola vez. No hace falta recapturar o transcribir de formatos llenados a mano.

Se recoleta en el sitio donde se lleva a cabo la operación. Así elimina las dudas de la validez de la información. El usuario no tiene que regresar al sitio de la captura para validar la información.

Se captura información completa de acuerdo a un formato de captura previamente diseñado. A diferencia de las encuestas de papel donde muchas veces falta información o la información capturada es ilegible o incompleta.

Elimina el proceso de cargar papeles y después acomodarlos y capturarlos. Esto reduce el tiempo y los recursos necesarios para levantar información.

La información es mas confiable ya que la intervención humana se reduce.

Se libera al usuario de la tarea de escribir lo que lo enfoca mas a la atención del cliente.

Su bajo costo permite que se pueda utilizar en muchos ambientes, como flotillas de reparto.

Tienen lector de código de barras integrado lo que permite la lectura de información de códigos de barra de una forma muy rápida y segura.

Su tamaño es pequeño lo que permite llevarlas a todos lados. Hoy las terminales son tan pequeñas que pueden llevarse en un llavero (TPC7020) y tan versátiles como un teléfono celular (TPL7000, TPC7050)

Funcionamiento

Las terminales portátiles son en si una computadora pequeña que se encuentra englobada con la mínima cantidad de memoria, teclas y baterías para poder poder recolectar datos. La vida útil de las baterías dura aprox. 5 horas de uso continuo. Después se deberán de recargar nuevamente.

Las terminales portátiles tienen un programa (software) que guía al usuario sobre los datos que debe capturar. La programación se realiza en C, BASIC o en lenguajes propios de la terminal. Existen los llamados generadores de aplicaciones que permiten que una persona normal pueda programar la terminal sin tener que conocer los detalles internos del lenguaje de programación; con estos generadores de aplicaciones por lo general es bastante sencillo programarlas. Para las personas que carecen de conocimientos de informática es posible dejar que su proveedor le programe la terminal a sus necesidades.

La soluciones mas exitosas son aquellas en las que se deja que la terminal realice la captura de datos exclusivamente. Muchas terminales tienen un programa incluido que permite capturar 5 a 10 campos por registro.

Por ejemplo para un Levantamiento de Inventario en una tienda de abarrotes, solo se requieren dos campos

Numero de parte - 7501234512343

Cantidad - 543

Para una agencia de Renta de Automóviles:

Numero de contrato - 022597

Numero de automóvil - 6974

Placas - 2ST3459

Kilometraje - 5932

Tanque de gasolina - 0.75

Detalles cantidad - 1

Para una Encuesta Electoral:

Presidente Nación - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)

Diputado Federal - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)

Senado Federal - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)

Gobernador - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)

Diputado Estatal - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)

Presidente Municipal- (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)

Y por ultimo un Estudio de Mercado, pensamos en una encuesta la cual se tiene una hoja con las preguntas escritas y las respuestas identificadas con códigos de barra. El encuestador lee el numero de ticket, o credencial del usuario y empieza la recolección.

Numero de la encuesta - 158975

Pregunta 1 - Código del producto - 7501234512343

Pregunta 2 - ¿Porque compro el producto? (1-Necesidad, 2-Envoltura, 3-Precio, 4-Servicio, 5-Garantia, 6-Calidad, 7-Recomendacion, 8-Ya lo había comprado, 9-Otro).

Pregunta 3 - Le gusto la envoltura - (1-Mucho, 2-Bien, 3-Normal, 4-Poco, 5-Muy mala).

Pregunta 4 - Para un uso, el volumen en el envase es (1-Mucho, 2-Adecuado, 3-Poco, 4-No se)

Pregunta 5 - El aroma es (1-Excelente, 2-Adecuado, 3-Me da igual, 4-Huele mal, 5-Apesta)

Pregunta 6 - Sabor (1-Acido, 2-Cremoso, 3-Agradable, 4-Crujiente, 5-Sin comentarios)

Pregunta 7 - La oferta de introduccion - (1-Oportuna, 2-Fuera de temporada, 3-Se están deshaciendo del producto).

Pregunta 8 - Como se entero de este producto (1-Revistas, 2-Periodico, 3-Television, 4-Radio, 5-Demostradora, 6-Conocido, 7-Evento,

Pregunta 9 - Que le pareció el precio (1-Alto, 2- Correcto, 3- Bajo, 5 - No se)

Pregunta 10 - Volvería a comprar el producto? (1- Si , 2 - No)

Como puede observar la cantidad de información es importante y se puede vaciar de una manera rápida y eficiente.

Los errores típicos de diseño se presentan cuando los usuarios desean que la terminal realice todo tipo de capturas, cargado de tablas, búsquedas, referencias, cálculos y validaciones con programas muy complejos; de la misma manera que lo haría su computadora personal portátil. Existen en el mercado terminales portátiles con grandes cantidades de memoria y pantallas sensibles al tacto. La realidad es que los programas sencillos son los que mejor funcionan.

Al diseñar un programa hay que considerar quien será el usuario que realizara la captura y que grado de escolaridad tendrá - un obrero, un chofer, un repartidor, un supervisor, un gerente.....

Tipos de Captura - Batch o en Linea

En general existen dos grandes tipos de captura de datos. Una es la captura en batch en la cual se capturan todos los datos y después se descargan en una computadora. Este tipo de captura es rápida pero la actualización de los datos solo realizara hasta que sea descargada la terminal portátil.

La segunda es en linea, en la que todos los datos, conforme son capturados, se registran directamente en el computador; eliminando la descarga de los mismos. El proceso requiere de mas aditamentos como son puntos de acceso, terminales mas costosas y un rango relativamente corto de cobertura (aprox. 50 mts).

La diferencia principal de estas dos tecnologías radica en el precio; siendo la captura en batch mas económica. Aunque los beneficios de la captura en linea son mucho mayores si usted puede pagarlo.

Es importante mencionar que el uso de uno u otra tecnología dependerá de la necesidad de tener información oportuna en el sistema de computo. Por ejemplo un centro de distribución que requiere tener información al instante, sin importar el costo. Ellos deberán tener un sistema en linea.

De igual forma una empresa que se dedique a levantar encuestas para realizar estudios de mercado requiere tener una plantilla de encuestadores localizados en varios puntos de la ciudad y buscara tener equipos económicos. La recolección de los datos es la parte importante, el tenerlos en el computador puede esperar hasta el final del día.

Características

Tamaño pequeño - cabe en la palma de la mano.

Poco peso - casi como el de un teléfono celular.

Aplicaciones

• Venta en ruta. Flotillas de reparto

• Control de inventarios

• Estudios de mercado

• Toma de lectura en medidores (luz, agua)

• Levantamiento de pedidos

• Control de medicamentos en hospitales

• Control de rondines de vigilancia

• Agencias de renta de automóviles

• Encuestas electorales

• Servicios de paquetería y mensajería

Antes de comprar

Antes de comprar el equipo verifique que esta respaldado por profesionales que conozcan el negocio y que lleven varios años en el mercado. Es interesante ver como algunos clientes acuden a nuestras oficinas después de haber comprado un equipo muy costo y que nadie les puede ayudar a ponerlos en funcionamiento. De igual hay personas que hacen comprar al cliente equipos que no necesitan.

Después verifique que el equipo cumplirá con lo que se espera de el. Primero, en una hoja describa las necesidades de su operación que desee capturar con la terminal portátil; analice que pasos se pueden simplificar para mantener un sistema sencillo. Trate de tener módulos específicos y sencillos donde la terminal solucione un problema a la vez. A esto se le llama una especificación inicial. Investigue si alguna otra unidad de negocio es afectada por este cambio. Verifique los cambios a realizar y los impactos que tendrá en el personal, software, operaciones y logística. Posiblemente tenga que adquirir software adicional para el control de proceso sin que este ligado a el uso de terminales portátiles.

Después invierta algo en la programación del mismo y póngalo a funcionar en una prueba piloto. Revise que los futuros usuarios puedan entender los menús y realicen una captura adecuada. Verifique los cuellos de botella y adapte la operación para que se adecue a la nueva tecnología. Una vez implantado el sistema otorguele un periodo de prueba decente en el que pueda evaluar si el nuevo sistema cumple con los requisitos con los que empezó (especificación inicial). Es tentador el modificar las especificaciones durante el desarrollo (absténgase lo mas posible, ya habrá revisiones o versiones adicionales) - trate de apegarse a los objetivos iniciales. Al final del periodo de prueba se realizara una evaluación y se generaran los cambios adecuados.

Por ultimo, involucre a los usuarios en el proceso y deje que sean ellos los que le soliciten la implantación de las terminales. De nada sirve el adquirir tecnología, cueste lo que cueste, si los usuarios nunca la usaran. Es primordial que la alta gerencia también este comprometida para tomar la decisión final - habrá un costo y un beneficio que se tendrán que evaluar. Hay que considerar que existe un fenómeno de "Resistencia al cambio" - es mucho mas sencillo el enseñarle a personal nuevo que entrenar al personal que ya conoce como trabajaba antes.

Finalmente quedara la adquisición del proyecto y la compra de todas las terminales y equipos complementarios. Recuerde en adquirir los aditamentos necesarios para hacer una operación ágil. Si el personal esta en bodegas, adquiera fundas, clips de cinturón, baterías adicionales, bases de descarga de datos, recargadores de baterías, puntos de acceso, bases de montacargas y cualquier aditamento que haga que su implementación sea todo un éxito.

Información adicional

Estudios de mercado. Si después de haber leído este documento tiene alguna duda de como una terminal portátil puede servir en su aplicación con gusto lo atenderemos. Llámenos al numero que se encuentra en el encabezado de esta pagina y un representante analizara sus necesidades y le recomendar el equipo adecuado.