Niveles de inventario

De la informacion anterior, observamos que para el producto 1 en los meses de Junio y Agosto se presentaron ventas extraordinarias. Estos datos producirán un incremento en las expectativas que son irreales. Por ello se tienen que reemplazar por el promedio de los meses adjuntos Junio =(3326+3724)/2 = 3525, Agosto = (4660+3724)/2 = 4192.

Para poder estimar las ventas de Diciembre es recomendable el graficar estos valores en una escala semilogaritmica. En la escala horizontal se grafican los meses y en la vertical el logaritmo de las piezas vendidas. Para determinar el ritmo de crecimiento es recomendable usar una hoja de calculo ya que tiene las funciones disponibles. Recuerde en obtener el logaritmo de la cantidad de piezas antes de hacer la regresión. Al final deber aplicar el antilogaritmo al resultado. De ahí, por medio de una regresión lineal se puede sacar la pendiente y la ordenada al origen. En Microsoft Excel existen funciones (slope, intercept) que realizan este calculo directamente. Teniendo los valores de pendiente (slope) y ordenada al origen (intecept) es posible estimar el volumen de ventas en meses posteriores. En Diciembre se obtiene 4926 unidades para el producto 1 y 237 unidades para el producto2. Esta estimación tiene un grado de incertidumbre pero el valor real estará cerca de esta cifra. De igual manera se determinan los valores para el producto 2 que se encuentran en la tabla anterior.

Para el ejemplo se obtienen los siguientes valores.

De la pendiente es posible determinar el ritmo de crecimiento R=(10^(slope))-1 . Con la informacion presentada el ritmo de crecimiento para el producto 1 es de 4.238% mensual que corresponde a un ritmo de crecimiento compuesto del 57.88% anual. De igual forma para el producto 2 es de 2.314% mensual o 28.80% anual. Podemos ver que el producto 1 crece a casi el doble de velocidad que el producto 2. El ritmo de crecimiento de estos productos es alto y es necesario estar revisando los niveles de inventario con mas cuidado.

En algunos, cuando se tienen mercados cíclicos, por ejemplo uniformes escolares, artículos navideños, artículos de ocasión y novedades es difícil el aplicar esta técnica y se tienen que usar datos con un mayor lapso de tiempo y en algunos casos es inaplicable.

Máximos, mínimos y punto de reorden

Por otro lado tenemos que los niveles de inventario dependen de otros factores como son la estimación de ventas (obtenida en la sección anterior) y el tiempo de resurtido. El tiempo de resurtido es el tiempo que transcurre en días laborables desde que se coloca una orden de compra con el proveedor y que llegue la mercancía al almacén. Esto incluye todos los días de fabricación transporte y desaduanamiento.

Un máximo es la cantidad de producto que se tendrá que solicitar al proveedor cuando se dispare una orden de compra. Este valor esta ligado al consumo mensual. En el ejemplo se ha considerado que el máximo corresponde a 2 meses de inventario; Así que, si el consumo mensual es de 3000 piezas, el máximo será del doble 6000 piezas. Esta cantidad tiene en consideración el tiempo requerido para que el proveedor pueda surtir el material. Cuanto mayor sea el tiempo de resurtido mayor será la cantidad máxima de producto en stock. En el ejemplo anterior se ha considerado 5 días hábiles. El punto de reorden, en la linea azul, se ha marcado como el momento cuando las existencias alcancen la mitad del consumo mensual. Para un periodo de resurtido de 5 días se observa que casi en todos los casos se puede mantener un sistema funcional. La linea Roja corresponde al mínimo. Cuando el inventario llega a este nivel, provoca una alarma en el sistema que avisa a los usuarios que ese producto se va a terminar. Vemos en el primer periodo que las existencias se terminaron. Esto sucede cuando hay una sobre-demanda del producto. Como medida preventiva y para mantener las ventas, cuando se llega por debajo del mínimo, la empresa debe adquirir ese producto, aun con la competencia cuidando el margen de operación. Las ventas perdidas pueden producir una perdida de clientes. Como observamos en los demás periodos, aunque el nivel de inventarios cruzo el mínimo, la mercancía estaba por llegar al almacén y se opto por esperarla sin llegar a tener faltantes. Si el inventario llega a un Mínimo implica que se tiene que conseguir la mercancía en cualquier lugar; Muchas veces pagando mas por ella.

Para productos perecederos el concepto es el mismo aunque se tienen que usar valores de tiempo de resurtido mucho menores. Este análisis se tiene que hacer con cada uno de los productos de linea.

Como se puede observar, todos los valores de Máximos Mínimos y Puntos de reorden dependen del desplazamiento real de la mercancía, Es decir se tiene que basar en valores históricos. Muchas veces los vendedores, por su afán de realizar las ventas estiman valores que muchas veces son irreales. Los estimados de ventas son solo esto.... estimados. Si los niveles de inventario empiezan a reducirse y se espera un pedido grande, se puede adelantar el punto de reorden, siempre y cuando se cumplan con los compromisos de venta.

En resumen los valores de este ejemplo son los siguientes. Para otros productos se tendrá que hacer un análisis y determinar los coeficientes que mejor representen el desplazamiento del producto.

Pedido óptimo

Como ultimo punto tenemos que considerar el valor optimo de una orden de Compra. Dentro de esta categoría se encuentran los modelos de administración de inventarios. Aquí nos preocupa la cantidad optima de inventario que debe tener una empresa. Este problema se tiene que ver desde dos puntos de vista El primero es de acuerdo a la cantidad de costos fijos y el segundo de acuerdo a el costo de colocar una orden de compra.

Por un lado los costos fijos se incrementan con la cantidad de inventario. Al incrementar los inventarios se requiere mas espacio que genera una renta; Se tiene mas capital invertido en los inventarios que deja de pagar intereses y mas personal para poder manejarlos. Cuando el inventario es excesivo se tiene capital atado que tiene que pagar intereses o se puede utilizar para pagar deuda. Tenemos que incluir aquí los costos de obsolescencia, seguros, maltrato, deterioro.

Por el otro lado los costos de colocar una orden de compra se reducen cuando el volumen de una orden se incrementa. Es decir el colocar una orden de compra por 10,000 piezas tiene un costo menor que el colocar 10 ordenes de compra de 1000 unidades cada una. El incremento en costo se genera principalmente por el incremento en papeleo, transferencias bancarias, cuentas telefónicas, personal que realiza los pagos, agentes aduanales, entre otros. A esto hay que agregar a la perdida de descuentos por volumen que se pueden obtener con ordenes grandes.

Para obtener el valor optimo de una orden tenemos que los costos totales (T) es la suma de los Costos de Posesión (Cp) y los Costos de una orden (Co). Así el costo de un pedido es

T = Cp + Co

Los costos de posesión (Cp) se pueden cuantificar como el producto del promedio de inventario (Q/2), por el costo fijo unitario anual (H). Consideramos el promedio ya que de una orden se ira consumiendo hasta que casi al llegar al mínimo se solicitara otra orden. En promedio el inventario estará a la mitad.

Cp = Q • H/2

Los costos de prden (Co) se relacionan como la cantidad de ordenes puestas en un año (N) por el costo de una orden (O). La cantidad de ordenes anuales se puede obtener con las compras totales anuales (U) entre la cantidad pedida por orden (Q)

Co = N • O = U • O /Q

Substituyendo obtenemos

T = Q • H/2 + U • O/Q

Para obtener el maximo se deriva el costo total T con respecto a la cantidad Q de una orden y se iguala a cero

dT/dQ = H/2 - U • O/Q2 = 0

Al despejar Q se obtiene la cantidad del pedido optimo.

Q = sqrt ( 2 • U • O/H)

donde U es el total de unidades anuales, O es el costo de una orden y H son los costos fijos por unidad. El resultado se puede observar en la siguiente grafica.