Ferias y exposiciones

Ferias y Exposiciones

J. Ignacio Ulacia F. (4.3.1994)

El interés de las ferias y exposiciones es el poder reunir a una gran cantidad de personas interesadas sobre el mismo tema en un solo lugar al mismo tiempo. Nos permiten renovar lazos con antiguos clientes, crear listas de correos para clientes potenciales, obtener pistas para seguimiento y sobretodo ver lo que esta haciendo la competencia.

Primero se debe determinar a que ferias o exposiciones debe de acudir. En muchos casos esto depende de los productos o servicios que se manejan. Se buscan eventos que por su magnitud atraigan a la mayor cantidad de prospectos en el área de aplicación. Las mejores exposiciones son aquellas que le permitirán conocer a la mayor cantidad de clientes potenciales y le ayudaran a ganar mas dinero.

Importancia

Como asistente es importante una exposición debido a que se reúne una gran cantidad de proveedores y se pueden comparar productos y servicios. Se puede evaluar a los diferentes proveedores y se pueden ver nuevas tecnologías que nos permiten hacer mejor nuestro trabajo.

Como vendedor que recorre la exposición es fabuloso debido a que en un mismo lugar se encuentran todas las empresas a las que tomaría meses el irlas a visitar de una por una. Los gerentes de las empresas expositoras y los tomadores de decisiones acuden a estos eventos. Así se puede contactar a personas que no haya sido posible localizar en otras ocasiones o que se nieguen a recibirnos. Muchas veces, cuando el flujo de personas es pequeño los gerentes dedicaran varias horas para describir sus problemas. Tenga presente que si se presenta algún prospecto para esta empresa, usted tendrá menor prioridad.

Como expositor, las ventajas son muchas ya que todos los prospectos que se pasean por los corredores, ya tienen un interés intrínseco de estar en ese evento. Así que están calificados desde que se pasean enfrente a su Stand.

Realidades

El expositor que se presenta en una exhibición y que distribuye muchos folletos costosos indiscriminadamente y luego espera responder a las preguntas que se le hagan esta desperdiciando su dinero. En realidad las ventas en exposiciones son mas complejas.

La empresa que expone invierte mucho dinero en el espacio (USD $200.00 a $500.00 por metro cuadrado), Stand (USD $3,000.00 a $15,000.00), publicidad (USD $1,500.00 a $5,000), viáticos (USD $1,000.00 a $3,000.00) y Sueldos (..................). Por ello en necesario que se aprovechen al máximo todos los recursos disponibles para hacer que el evento sea fructifico.

Debemos de pensar que el éxito de un Evento depende EXCLUSIVAMENTE de nosotros y no tanto del evento en si. El entusiasmo, la dedicación y el empeño que cada uno puede inyectarle a los prospectos depende de el entusiasmo dedicación y trabajo que dediquemos en nuestro Stand. Por ello es necesario PREPARARNOS CORRECTAMENTE.

Normalmente cuando uno se pasea por las exposiciones parece ser que los expositores permanecen sentados dentro de los Estands y se ven aburridísimos. La realidad, es que estos demostradores ESTÁN aburridísimos. Esto se debe a que ellos esperan que el publico los vaya a buscar en vez de ellos salir a atraparlos. Así se esta desaprovechando el evento.

Decídase a hablar con todos los candidatos que pasen enfrente a su Stand. Solo uno de cada 20 candidatos se transformara en cliente. Por ello trabaje duro y trate de encontrar a la mayor cantidad de prospectos. Prepare una presentación de 5 minutos muy bien planeada y recuerde que lo visitaran muchas personas (esto si se eligió bien el evento).

Diez Sugerencias para hacer que su evento prospere

1) DECÍDASE A HABLAR CON TODO MUNDO. Aunque suena fácil, este proceso requiere de un trabajo duro y constante. Consume toda la energía y determinación que pueda inyectar. Necesita establecer tantos contactos como pueda.

2) CAPTURE Y CALIFIQUE A SUS PROSPECTOS. De alguna forma debemos de atraer a todos los prospectos posibles y con preguntas amables y especificas, el poder determinar si son posibles cliente o no. Con cortesía y rapidez termine la conversación con los individuos que no son prospectos. Utilice dulces para atraer prospectos (son muy baratos).

3) VENDA BENEFICIOS Y NO PRODUCTOS. Una plática con un verdadero prospecto debe durar menos de 5 min.

4) SONRÍA Y HALAGUE A SU PROSPECTO. Hágale sentir a su prospecto que el es bien acogido. Por lo que debe permanecer de pie, No converse con sus amigos o colegas, Mantenga las manos rectas o en la espalda, No cruce los brazos, Si la situación se pone tensa desármelos con comentarios neutrales, y cuide el lenguaje corporal.

5) DRAMATICE PERO NO EXAGERE. La presentación debe de transmitir todos los beneficios del producto o servicio que presentamos. No trate de forzar una venta a menos que el cliente así lo solicite. Concrete visitas de seguimiento para un futuro cercano.

6) PLANIFIQUE SU ESTRATEGIA. Con anticipación establezca los objetivos del evento; Cuantos prospectos debe de entrevistar, cuantas ventas espera, cuantos prospectos se convertirán en clientes. El fijar estas metas le permitirá evaluar si el evento tuvo éxito.

7) INVITE A SUS CLIENTES Y MEJORES PROSPECTOS. Mande invitaciones. Esto le permite atacar el mercado aún cuando no ha empezado el evento.

8) PREPARE A SU PERSONAL. Determine quienes estarán en el Stand y haga que el tiempo que dedican al evento sea productivo. Limite la estadía de estas personas de 3 a 4 horas. El hacerlo por mayor cantidad de tiempo es desgastante e improductivo. En el tiempo restante déjelas que se paseen por el evento para obtener información importante sobre la competencia. Que están haciendo, como promocionan sus productos. Que novedades tienen. Que nuevas compañías hay. Este tiempo es de mucho valor para que sus empleados evalúen nuevas formas de hacer su trabajo.

9) LIMITE SUS GASTOS DE FOLLETOS Y PROMOCIONALES. No importa cuantas tarjetas, folletos o promocionales lleve al evento. Por lo general siempre se acaban y no producen los resultados deseados. Reparta tantas tarjetas como quiera. Por lo general los folletos y promocionales son los artículos mas caros. Por ello trate de entregarlos solo a los prospectos que los necesitan. La mayoría de los prospectos solo los echan en su bolsa y no los volverán a ver. Mejor aun, envíelos una semana después del evento por correo solo a los prospectos que demostraron tener un interés legitimo. Esto servirá para reforzar la imagen de la empresa y su prospecto estará tranquilo en su escritorio con suficiente tiempo para evaluar el producto.

10) CAPACITE Y ENSAYE SU PRESENTACIÓN. Es importante que prepare y ensaye lo que dirá frente a los clientes. Trate de memorizar las preguntas mas usuales y la manera correcta de contestarlas.

Seis pasos esenciales para abordar a un prospecto

Debido a que se deben de atender a muchos prospectos en la exposición uno debe de seleccionar rápidamente a quien se le debe de dedicar tiempo.

Los objetivos buscados son:

Dar una buena primera impresión.

Transmitirle la filosofía de la empresa.

Hacerle patente nuestras diferencias y beneficios.

Resaltar el porque a nosotros nos debe de comprar.

Entregarle algo que le recuerde nuestra visita.

Calificar al prospecto para darle un seguimiento futuro.

Primero: Realice una pregunta que atraiga y califique a su prospecto.

Aunque suena difícil, el presentar una pregunta que atraiga a otra persona es algo muy fácil. Para atraer a un prospecto la pregunta debe contener:

Induzca un interés a la otra persona,

Motive una respuesta pensada (Como Quien, Cuando, Donde)

Haga afirmaciones; de por asentado que al prospecto le interesara lo que le estamos mostrando. Por lo que evite todas las preguntas ambiguas donde el prospecto tenga que elegir (i.e. No use -- ¿Le gustaría ver lo que ofrecemos?)

Trate de evitar una respuestas de SI o NO.

Algunos ejemplos de preguntas adecuadas dependiendo del ramo en el que se desarrolle la exposición podrían ser:

"Disculpe, ¿Es usted distribuidor?"

"Permítame mostrarle mis productos."

"¿Tiene usted zapaterías?"

"¿Cuantos discos vendió este mes?"

Analicemos con mas detalle la primera pregunta, pero el mismo análisis se puede apilar a las siguientes. De preferencia Ud. formule la pregunta a utilizar. Supongamos que nos encontramos en una exposición de personas que le surten a las cadenas de autoservicio. Si somos un proveedor o mayorista, no importando el giro, la pregunta puede ser

"Disculpe, ¿Es usted un Distribuidor?"

Con la palabra "Disculpe", llamamos la atención amablemente de nuestro interlocutor y nos permite enfocar la verdadera pregunta. Aunque la respuesta es SI o NO, le queda al prospecto la duda de porque le hicimos la pregunta. La primera impresión puede ser que de algún modo nos enteramos que el se desarrolla en ese ramo, y tenemos algo que a el le puede interesar.

Si la respuesta es NO, inmediatamente descalificamos al cliente como posible candidato a expresarle nuestros productos. Pero tenemos que ver como se comporta el cliente ante esta pregunta, posiblemente no sea distribuidor pero al detenerse a responder, con el rabillo del ojo, vea lo que vendemos o distribuimos. Si la respuesta es afirmativa, pues seguimos adelante con nuestros pasos. Como vemos una simple frase nos puede ampliar grandemente la información que queremos obtener rápidamente.

Segundo: Ofrezca un mensaje de no mas de 40 palabras donde describa los beneficios que presenta su empresa o producto.

Antes que nada preséntese, especificando quien es usted dentro de la empresa.

"Mire, mi nombre es Juan Pérez y soy el representante regional de (nuestra empresa)."

Después presente a la compañía con un mensaje de 25 a 40 palabras que haya realizado concienzuda y cuidadosamente. Es muy importante lo que usted diga así que escríbalo, apréndaselo de memoria y ensáyelo con algún amigo. Es muy importante ya que esto da la primera impresión de su empresa.

"Somos un mayorista especializado en sistemas de identificación automática (Código de barras) ofreciendo soluciones y distribución de equipo, consumibles, servicio y capacitación a todos nuestros distribuidores, al mejor precio, calidad y con inventario real en Guadalajara".

Tercero: Establezca una linea de comunicación con su prospecto. Deje que le explique todas sus inquietudes. Escúchelo empáticamente.

Empiece con una pregunta amable

"¿ De que empresa viene ?"

Ahora deje hablar al prospecto. Es muy importante poder determinar sus necesidades y solo sucede esto cuando se obtiene retroalimentación. No deje que el prospecto se quede callado. Alíentelo a hablar. Muchas al oír lo que se tiene que decir, y principalmente de los prospectos callados, estos prospectos serán seguros compradores. Esto sucede debido a que en una exposición todo mundo es desconocido y después de varias horas de pasear por pasillos y estar solo, rechazado y engentado, es bueno tener la pausa que reanima y dejar que alguien nos oiga.

Cuarto: Realice una demostración rápida del equipo, resaltando las ventajas.

Después de delinear las necesidades del prospecto muestre físicamente lo que su compañía puede ofrecerle. Ponga el anzuelo con una carnada. Detalle rápidamente de que manera sus productos satisfacen las necesidades de su cliente.

No mencione ninguna desventaja a menos que el cliente este buscando un punto en particular. No hable mal de su competencia, ya que éticamente no dice nada bueno de usted o de su negocio. Pude ser que su competencia si hable mal de Ud., pero en general es una mala táctica de ventas y a la larga es contraproducente.

Quinto: Entregue algo solo a las personas que hayan atendido a la explicación y que demuestren ser verdaderos prospectos.

Esto puede ser una tarjeta de presentación, un folleto, lista de precios, o un artículo promocional.

Los artículos promocionales cuestan MUCHO dinero y el repartirlos a diestra y siniestra no promueven los productos ni los servicios. La gran mayoría son tirados a la basura tan pronto como salen de la exposición.

Sexto: SOBRETODO obtenga los datos del prospecto para poder darle seguimiento.

Muchas veces se puede entregar un folleto económico y llamativo que contenga un cupón, y amablemente se le pide al prospecto que anote sus datos inmediatamente. También se le puede pedir una tarjeta de presentación y escribir atrás las necesidades del cliente. Usualmente, los prospectos ya entregaron todas sus tarjetas y es recomendable hacer unas hojas con los datos que deseamos obtener del prospecto.

Al despedir a su cliente es importantísimo que lo califique y se anote la información recién obtenida en el cupón, tarjeta de presentación u hoja de registro. No confíe en su memoria ya que se le va a olvidar; son muchísimos prospectos a los que va a atender, así que vaya a la segura.

Seguimiento postevento

Al terminar el evento, usualmente todo mundo, incluidos expositores y asistentes, están cansados, hartos y lo único que desean es regresar a casa. Nadie querrá saber de otro evento similar en los siguientes 3 meses. Pero la realidad es que el trabajo aun no esta terminado.

De preferencia, entregue la lista de prospectos calificados a otra persona de su empresa, que no haya asistido al evento, para que transcriba todos los nombres, direcciones, teléfonos, necesidades y quien lo atendió en una base de datos. Después saque un reporte detallado que le servirá a su departamento de ventas.

Una semana después del evento, ya que los ánimos están mas calmados, se han resuelto los problemas inmediatos y todo mundo esta entrando en la rutina de trabajo nuevamente, envíe una carta agradeciendo por el haber platicado con ellos, haberse parado por su Stand y documente las preguntas que le hicieron para formular respuestas claras y puntuales.

Esto tiene la ventaja de que su prospecto tuvo el mismo cansancio que usted, saco todos los pendientes que tenia en la oficina durante su ausencia y al recibir la carta con una gran gama de folletos y la información que el requería servirá de un excelente refuerzo al evento. Llámelo si es necesario y concrete una cita. Esto fortalecerá substancialmente su imagen.

Resumen

En estos momentos Ud. podrá pensar que todo lo que se ha mencionado arriba parece tener sentido pero no encontramos la forma rápida de integrar todos los conceptos. Sencilla y rápidamente todo el método se puede resumir de la siguiente manera.

Antes de salir a el evento verifique que todos los folletos estén a la mano, los dulces a la orilla del Stand listos para que cualquier visitante tenga acceso a ellos y su presentación sea impecable. Utilice algún símbolo que lo haga resaltar como representante de la empresa (puede ser un gáfete llamativo, camisetas, gorras, o simplemente un logotipo de la empresa).

a) Tome un folleto, lista de precios un promocional o su tarjeta de presentación en una mano.

b) Párese fuera de su Stand como a 50 cm. de la entrada.

c) A cualquier persona que pase hágale la "pregunta clave -- "Disculpe, ¿Es usted Distribuidor?

d) Vea la reacción de su interlocutor y en caso afirmativo, aplíquele la estrategia de los 6 puntos básicos del evento.

e) Al terminar, verifique que le dejaron sus datos y entréguele al cliente lo que usted tenia en la mano al inicio del proceso. No lo entregue antes del final. Psicológicamente, el cliente espera que usted le entregara lo que trae en la mano y no se retirara de ahí hasta que usted se lo entregue. También al momento de hacerlo le esta simbolizando que su conversación ha terminado y el se puede retirar. De preferencia haga una cita para poder pasarlo a visitar en la siguiente semana.

f) Escriba en el cupón, tarjeta u hoja de registro INMEDIATAMENTE todas las impresiones, motivos y necesidades del prospecto que acaba de conocer. Si no lo hace después ya no se acordara de los puntos clave y el trabajo se perderá.

g) Al concluir este proceso vuelva a empezar con el punto a).

Preparativos

Los que hemos estado en cualquier evento sabemos que no importa cuanto se prepare algo, siempre se nos habrá olvidado algo. Por ello es necesario tener el mente que se tendrá que improvisar la mayoría de las veces. Para que esto no suceda regularmente hemos preparado esta lista que le ayudaran a simplificar su proceso de montaje.

Materiales para montaje

Siempre lleve siempre a cualquier evento. Tijeras, Navaja, 1 rollo Cinta autoadherible, 2 Rollos de Cinta Canela, 2 multicontactos, 1 Extensión eléctrica, Muchos Dulces, Focos extra para el Display.

Equipo de Demostración:

Solo lleve un equipo de cada modelo que piense mostrar al publico. Organice sus folletos y todo el material promocional que piensa entregar al publico. Recuerde que todo lo que lleve tendrá que cargar con el y esto no es nada agradable. Si es posible arme su Stand en su oficina y haga una lista de todo el equipo que piensa llevar. Al momento de empacarlo para su transporte, haga una relación detallada de los equipos, con sus respectivos números de parte, números de serie y accesorios. Esto le servirá para saber si algo se perdió en el transporte o posiblemente se lo solicite el personal de seguridad del evento al momento de montaje.

Stand:

Seleccione su Stand para que este en el centro de movimiento del evento, de preferencia en el pasillo con mayor flujo y cerca de la entrada.

Montaje:

Verifique que su Stand este armado y listo la noche anterior al evento. Localice su nombre y logotipo en el lugar que sea observado por la mayor cantidad de personas. Recuerde agregar un mensaje que describa lo que usted vende. Su nombre o logotipo no describe lo que usted hace y mucha gente ni siquera lo conoce; a menos que sea una empresa muy grande como Coca Cola, General Motors, IBM, entre otras. Transmita su mensaje de forma clara y concisa.

Es muy importante que el equipo portátil tenga baterías recargadas o nuevas, fuentes de poder. Déjelo recargando toda la noche para que a la mañana siguiente este listo para el evento. EN la mañana de cada día del evento verifique que todo funcione antes de que entren los participantes.

Desmontaje:

La única regla para el desmontaje es tómese todo el tiempo que requiera para poner todo el equipo de demostración en sus cajas, con todos sus accesorios. Verifique que todo esta en su lugar antes de empezar a desmontar el Stand. Si no lo hace en este momento ya nunca podrá verificar si se quedo en el evento. Cuando este listo y desmontado todo el equipo y el Stand cerciórese que el transportista tenga todo completo. Ahora ya puede irse a casa. Al regresar a su oficina rectifique que no falta nada y que todo arribo de la misma manera que usted se lo encargo al transportista. Cualquier desperfecto reclámelo en ese momento. Si realizo los pasos arriba señalados su Stand y equipo estarán listos para el siguiente evento y su trabajo será mucho menor en el siguiente evento.